Immobilier : comment protéger les données personnelles de vos clients ?
En tant qu’agent immobilier, vous récupérez au quotidien des données personnelles sur vos clients et vos prospects. Mais gare aux cyberattaques ! Les conséquences d’une compromission de données peuvent être désastreuses, aussi bien pour votre agence que pour les victimes. Face à cette menace numérique, le RGPD est votre allié. Il fixe les règles à suivre pour protéger la vie privée et les libertés individuelles des personnes dont les informations sont collectées.
SOMMAIRE
1. Les types de données collectées et traitées par les agents immobiliers
2. Les risques et conséquences en cas de violation de données des mandants
3. RGPD immobilier : les obligations légales pour protéger les données personnelles des clients
A. Sécuriser les locaux et les systèmes d’information
B. Observer le principe de minimisation
C. Informer les clients sur le traitement de leurs données
4. D’autres précautions indispensables pour sécuriser les informations des clients en agence immobilière
Les types de données collectées et traitées par les agents immobiliers
Selon leur secteur d'activité, les entreprises manipulent plus ou moins de données clients. Au sein d’une agence immobilière, les collaborateurs sont amenés à recueillir diverses informations sur les acheteurs, les vendeurs, les bailleurs, les locataires ou les cautions. Cela peut être en vue de la signature d’un mandat de recherche, d’un compromis de vente, d’un acte authentique ou encore d’un bail d’habitation.
Dans l’exercice de leur métier, les conseillers immobiliers, agents commerciaux ou gestionnaires de biens récupèrent des documents privés de plusieurs natures :
- Des données d’identification : carte d’identité, passeport…
- Des données financières : bulletins de paie, avis d’imposition, coordonnées bancaires…
- Des données sur la situation familiale : état matrimonial, nombre d’enfants…
Toutes ces informations sont des données à caractère personnel : les agences immobilières doivent donc en conserver la maîtrise.
Les risques et conséquences en cas de violation de données des mandants
Transaction, gestion locative, construction… l’immobilier est un secteur vulnérable aux cyberattaques. En effet, les informations sensibles traitées par les agents immobiliers, tout comme les mouvements d’argent importants, intéressent particulièrement les cybercriminels.
Si des hackers font main basse sur les données personnelles de vos prospects ou clients, ils peuvent s’en servir à des fins frauduleuses :
- Revente des données piratées sur le dark web,
- Hameçonnage ciblé et tentative d’escroquerie,
- Chiffrement des données confidentielles par rançongiciel et extorsion,
- Usurpation d’identité,
- Cyberharcèlement,
- Atteinte à la réputation de l’entreprise…
Les répercussions pour votre agence peuvent être dramatiques en cas de vol, de perte, d’altération, de divulgation ou de destruction de données. Et ce, d’autant plus si vous n’avez pas souscrit d’assurance cybersécurité pour préserver votre chiffre d’affaires !
RGPD immobilier : les obligations légales pour protéger les données personnelles des clients
Pour faire face à l’escalade de la cybermenace, l’Union européenne a instauré le règlement général sur la protection des données, communément appelé RGPD. Ce texte de référence, en application depuis le 25 mai 2018, vise à garantir la sécurité des informations privées.
Toutes les organisations qui traitent des données personnelles doivent impérativement s’y conformer, agences immobilières comprises. En cas de manquement, les entreprises s’exposent à des amendes pouvant atteindre 2 à 4 % de leur chiffre d’affaires annuel mondial, et parfois assorties de sanctions pénales.
Au-delà de leur caractère obligatoire, les règles à respecter constituent des pratiques clés en matière de cybersécurité pour déjouer les fraudes.
Sécuriser les locaux et les systèmes d’information
Le RGPD impose aux agences la mise en œuvre de mesures techniques pour prévenir toute intrusion physique dans les bureaux, ou virtuelle dans le réseau local. Vous devez ainsi veiller à utiliser des mots de passe robustes, et à stocker vos documents en lieu sûr, comme dans une armoire verrouillée. L’installation de logiciels antivirus sur les postes de travail, la réalisation de sauvegardes régulières, et les technologies d’authentification multifactorielle constituent d’autres bonnes pratiques pour renforcer votre politique de cybersécurité.
Observer le principe de minimisation
En tant que responsable de traitement, vous devez appliquer le « principe de minimisation », c’est-à-dire ne collecter et conserver que les informations dont vous avez besoin. Les données personnelles doivent être « adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées », précise l’article 5 du RGPD.
Informer les clients sur le traitement de leurs données
Autre impératif pour les agences immobilières : faire preuve de transparence envers les personnes dont les informations sont collectées, enregistrées, stockées et utilisées. Ainsi, il relève de votre responsabilité d’avertir les clients de la finalité du traitement de leurs données (sur le site internet de l’agence ou sur tout autre support papier ou numérique).
D’autres indications sont à fournir, notamment la durée de conservation des données personnelles des clients, et les droits d’accès, de rectification, d’opposition, et de suppression dont ils disposent. Par ailleurs, vous devez obtenir le consentement libre, spécifique, éclairé et univoque de vos clients, c’est-à-dire leur accord clair et explicite quant aux traitements des informations récoltées.
Bon à savoir : le guide pratique RGPD de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) regroupe les étapes pour vérifier la conformité de votre agence avec le règlement européen.
D’autres précautions indispensables pour sécuriser les informations clients en agence immobilière
Même si cela n’est pas obligatoire pour les agences immobilières, sachez que le Comité européen de la protection des données recommande la désignation d’un délégué à la protection des données (DPO). Cet expert, interne ou externe à l’organisme, sert de chef d’orchestre de la conformité en matière de protection des informations confidentielles au sein de sa structure.
Enfin, souvenez-vous que la sensibilisation des agents immobiliers à la cybersécurité est primordiale pour prévenir les attaques en ligne. Former vos collaborateurs aux bonnes pratiques numériques ne fera que renforcer votre stratégie de protection des données personnelles de vos partenaires, clients et prospects.
Ce qu’il faut retenir :
- La collecte et le traitement de données personnelles doivent être effectués en conformité avec le RGPD.
- Vous devez prévoir des mesures de sécurité suffisantes au regard des risques.
- Chaque client doit être informé des conditions dans lesquelles vous traitez ses données, et y consentir.
- Vous devez recueillir uniquement les informations dont vous avez vraiment besoin.
- Vous avez le droit, mais pas l’obligation, de nommer un délégué à la protection des données.
- Vous pouvez protéger votre agence contre les conséquences d’une fuite de données avec une assurance cybersécurité.
